整理整頓の大切さは脳をパニックに陥れないことにある!

ビジネス

ビジネスでは、整理整頓が大切だと言われます。
実際、探し物が見つからなくて時間を取られた、という経験は誰にでもあると思います。
当然、物事に取り掛かる前に探すという工程が一つ増えるわけですから、その時点で業務効率が落ちていると言えます。

しかし、整理整頓に時間をかけすぎるのもどうでしょうか。
毎日、整理整頓に時間をかけるより、何かを探す時間の方が圧倒的に短いと感じることもあります。
本当に整理整頓は業務効率を上げるのでしょうか。

結論から言うと、整理整頓をした方が業務効率は上がります。

まずは前述したように、探す手間が省けるということ、どこに何があるか分かる状態にしていることで業務効率が上がるという点があげられます。
しかし、それだけならそんなに変わらないんじゃね?と思うかもしれません。
整理整頓が大切な理由は、ただ物を探しやすいという点にあるわけではありません。

視覚的に見えやすい状態にしておくことで、脳の処理速度が大きく変わることに大きな意味があります。

例えば、ビジネスでも日常生活でも、何かに取り掛かろうとしたときに、それに必要なものがない、となると、どうしてもその探すことが億劫になり、さらにはその業務に取り掛かることが億劫になります。
これは多くの人が経験したことがあると思います。
視覚的に見えやすい状態にしておけば何ともなかったことが、ただ見えにくい状態になっていただけで、重い腰を上げる必要が出てくるわけです。
そうなると、なかなか取り掛かれなかったり、最悪の場合はやらないでおこうと思ってしまうこともあります。

この人間心理は、効率を上げることとは反対に、何かをやめるときによく使われます。

例えば、SNSを見たりゲームをする習慣があり、その習慣から抜け出せない人は、そのアプリを開きやすい場所に置いておくのではなく、何度もスライドさせたりフォルダを開く必要があるスマホの奥底に置いておくと、アプリを起動させることが面倒になり、それらのアプリの使用時間は大幅に減ったというデータがあります。

つまり、人は何かに取り掛かる前に何らかの障壁があると、その煩わしさが勝ってしまい、本来の目的にたどり着く前に億劫になってしまうわけです。

そう考えると、視覚的に見えやすい状態で業務に取り掛かるのと、一度煩わしい思いをするのとでは全然業務効率が違うことが分かると思います。

また、人間の脳はとても優れていますが、視覚的に見えにくい状態にあると、簡単にパニックに陥ってしまうことがあります。
特に、忙しい時にはこれが顕著に現れます。

忙しい時にはよくパニック状態になってしまいがちですが、取引先への電話にかかる所要時間5分、上司に頼まれた書類作り30分、新規業者との商談30分、メール整理10分など、意外と自分の業務を紐解けばそこまでパニックに陥る必要がないことがあります。
しかし、これが視覚的に見えにくい状態にあると、やることの多さ、煩わしさに目がいってしまい、もう無理!という状態に陥りがちです。

その証拠に、仕事が出来る人はスケジュール管理も得意です。
これはまさに自分の業務を視覚的に見えやすい状態にしているからだと言えます。

視覚的に見えやすいように手帳にスケジュールを書いておけば、いつ、どこで、どれぐらいの所要時間で、何をすれば良いかが分かるため、パニックに陥りにくくなります。

さらに、何か問題が起きた時や、何かのプロジェクトを立ち上げる時なども、視覚的に見えやすい状態に細分化して取り掛かることが大事です。
大きな問題を抱えたり、大きな事を成し遂げようとしたとき、どうしても物事全体を見てしまいがちですが、やるべきこと、やらなければならないこと、優先事項など、一つ一つ細分化してみることで、その一つ一つは意外と簡単に解決できることが多かったりします。

だからこそ、見える情報をシンプルにするべきであり、そのために整理整頓が必要であるわけです。

社内や自分のデスクをキレイにすることだけが整理整頓ではありません。
自分の業務、スケジュールなども整理整頓することが大切です。
そうすれば、今まで見えなかったこと、見落としていたことに気づきます。

人の脳は非常に優れていますが、パニックには弱い。
だからこそ、パニックに陥らない状況を常に作っておく。
これによる業務効率の差は非常に大きいと言えます。

コメント

タイトルとURLをコピーしました